El tiempo pasa rápido y muchas veces cuando queremos darnos cuenta el día ha terminado y nos preguntamos ¿ya son las 8pm? Aún no contamos con la fórmula mágica con la que conseguir parar el tiempo pero si tenemos una con la que poder organizarlo mejor ¡y ser más productivos!. GCalendar es una agenda para abogados que se adapta fácilmente a nuestro ritmo de vida.
Un fallo muy común, especialmente en los comienzos es el de no estructurar bien los plazos y decir sí a todo. Esto llevará de forma irremediable a la imposibilidad de cumplir plazos y por ende el descontento del cliente. Como abogados tenemos el deber de hacer una buena gestión de nuestra agenda y poder llegar a todo lo establecido. También dedicar el tiempo necesario a cada uno de nuestros quehaceres que se nos presentan en nuestra vida profesional.
Tener una buena organización es muy importante para el bienestar tanto empresarial como personal. En nuestra sección de productividad laboral no es la primera vez que te traemos una app que hará la vida mas fácil.
Gcalendar, agenda para abogados sencillo y gratuito.
Contar con una secretaría que nos organice nuestro día a día no siempre es posible o más allá puede ser que queramos tener mayor margen de maniobra que tener que andar llamando para que nos agende esto o lo otro. Además el formato libro en el que ir escribiendo a mano ya se ha quedado anticuado, hay que digitalizarse, ser más rápidos y eficaces, optimizar el tiempo. La agenda digital es perfecta para esto, continua leyendo y verás el porqué.
Google ofrece desde hace tiempo una aplicación de fácil uso y gratuito que hará las delicias de todos aquellos adictos a la organización y rapidez extrema. Se trata de un pequeño programa que viene integrado tanto en nuestro smartphone y al que podemos acceder también con nuestro PC desde nuestra cuenta Google. A continuación te mostramos cómo usarlo.
Cómo usar GCalendar.
No es nada complicado, si eres abogado y terminaste la carrera de derecho estamos seguros que podrás configurar tu agenda para abogados fácilmente. Vamos a ver cómo con unos sencillos pasos podemos acceder a nuestra agenda para abogados digital de forma rápida y segura desde el pc:
Paso 1, abrir GCalendar:
Abrimos una pestaña de Google y hacemos click en el logo con varios puntos para que se abra un menú desplegable donde se encuentra la GSuite , es decir el conjunto de apps que la empresa nos ofrece para usar de manera gratuita. Hacemos click en el icono señalado en rojo y se abrirá Calendar.
Paso 2, estructura y cómo se organiza:
Una vez entremos nos encontraremos con el calendario en blanco, como podéis ver en nuestra imagen aparecen algunas tareas pendientes para la próxima semana que entra, esto es sólo un ejemplo, ningún abogado tendrá una agenda tan escasa.
Alcanzamos a observar como a la izquierda tenemos una columna donde se muestra el calendario en miniatura, más abajo una sección donde elegir que queremos ver, tareas, recordatorios, cumpleaños etc Esto es cuestión de ir filtrando y organizando por nosotros mismos. Más abajo podemos elegir que se nos muestren los días festivos de diferentes calendarios, muy efectivo si trabajamos de manera internacional con abogados o clientes de otros lugares para poder ajustarnos lo máximo posible al timming y prevenir problemas.
Si seleccionamos arriba a la derecha donde pone mes podemos acceder a una temporalización más amplia o estrecha según nuestras necesidades, por ejemplo en esta ocasión seleccionamos semanal y nuestra pantalla aparecerá así:
Paso 3, indexar tareas y eventos.
Para ingresar tareas y eventos en nuestro día a día es tan simple como hacer click en el dia que vamos a tratar y seleccionar si se trata de un evento o una tarea. Poner la temporalización del suceso, un título así como también si queremos una pequeña descripción del asunto.
La diferencia entre una tarea y un evento es que este último podemos seleccionar un arco de tiempo desde cuando comienza a cuando acaba, mientras que la tarea solo aparecerá a una hora seleccionada. Realmente no tiene mucha importancia si nos acostumbramos a usar solo una de estas opciones o ambas. También tenemos la opción de agendar una videollamada a través de Google Meet.
La importancia de una buena agenda interactiva.
Como decíamos al comienzo el tiempo pasa rápido y tener todo organizado es muy importante, por ello este programita nos facilita la vida en gran medida pudiendo estructurar nuestro día laboral con tan solo unos clicks. Incluso yendo un mas paso mas allá podemos tenerlo todo sincronizado en nuestro laptop y smartphone para que no se olvide nada.
Si contamos con alguien que nos lleve la agenda desde el despacho y nosotros nos encontramos fuera, siempre y cuando accedamos desde el mismo correo pues el calendario se ajusta a la cuenta de correo con la que se acceda podemos hacer rectificaciones, agregar o eliminar asuntos sin necesidad de contactar con nadie.
Es muy importante resaltar esto último de acceder con el mismo correo, pues en caso de que tengamos quien nos ponga en orden el día debemos hacerlo con una cuenta de gmail única y exclusivamente para esta tarea por razones obvias de seguridad. Para caminar sobre un suelo más firme si queremos tener total tranquilidad en caso de que la persona que gestione las tareas dejara de trabajar con nosotros deberiamos de cambiar la contraseña del correo y así evitar posibles riesgos.
Conclusión
Ya te has dado cuenta que Gcalendar es una herramienta perfecta para hacer las funciones de agenda para abogados digital, tiene una fuerte seguridad, gran variedad de opciones y sobre todo un fácil acceso y rapidez. La digitalización de tareas y su automatización es muy beneficiosa en nuestro día a día pues con ello ahorramos tiempo, un bien que parece que se nos escapa entre las manos casi sin darnos cuenta.
Podemos encontrar otras aplicaciones como Evernote que cumpliran también con nuestras necesidades pero si no quieres complicarte mucho y tampoco vas a exigir o depender en exceso de la agenda la aplicación que tratamos es una opción a tener en cuenta.
Si usas otro tipo de agenda para abogados o prefiere tener todo en su cabeza o en formato papel háznoslo saber, quizás conozcas otro método que no hemos expuesto. El número de aplicaciones con las que estructurar nuestra jornada laboral es muy amplio, cada una ajustándose a diferentes criterios y necesidades. Estar en sintonía con las opciones que nos ofrece la tecnología en la actualidad nos brindará una serie de beneficios que seguro no dejan a nadie indiferente.